A continuación explicamos estos cuatro pasos estratégicos con mayor detalle: 

1.-Las partes dialogantes o negociadoras deben ratificar con sus representados o bases: Una vez arribado a un acuerdo tentativo, los representantes (partes dialogantes o negociadoras) deben ser responsable de llevar el acuerdo propuesto a sus representados para que el acuerdo sea ratificado (aprobado). Cada representante (parte dialogante o negociadora) debe ser responsable y rendir cuentas con el resto de las partes dialogantes o negociadoras sobre el proceso de ratificación que utilizaran con sus representados, y si el acuerdo no es ratificado, debe regresar a la mesa con las preocupaciones, necesidades y aspiraciones que este ha identificado y que el acuerdo propuesto no logra satisfacer y el grupo deberá decidir cómo abordar esa preocupación, temor o necesidad no satisfecha. Quizás sea necesario dar mayor publicidad al acuerdo tentativo si se considera que pueden existir intereses o partes interesadas no conocidas e informar de este a través de otros medios.

2.- Las partes dialogantes o negociadoras, a nombre personal, deben comprometerse con el acuerdo final: Luego del proceso de ratificación, con ratificación o quizás con la necesidad de otra ronda de ratificación, las partes dialogantes deben comprometerse de manera personal con la versión final del acuerdo. Las partes no están actuando como representantes ni están obligando a sus representados. Esto cumple dos propósitos: Primero, confirma que los dialogantes o negociadores cumplieron con lo prometido respecto a realizar un proceso de ratificación con sus bases (representados) y que trajeron nuevos asuntos relevantes a la mesa, y segundo, confirmar por escrito que apoyaran este acuerdo final de manera pública y que fue el mejor acuerdo que pudieron alcanzar.

3.- Los acuerdos “informales” deben formalizarse para la acción: Esto significa que el acuerdo final debe conectarse con los procedimientos establecidos para tener cobertura legal, política o regulatoria u otro. El acuerdo final representa el contenido de lo acordado, pero se debe definir el procedimiento y tareas que se deben realizar para implementar el acuerdo, se debe describir quien hará que, como, cuando y donde para asegurar los beneficios de la implementación del acuerdo. Esto debe ser parte del acuerdo. Por ejemplo, los jueces de paz podrían participar ejerciendo funciona notarial en los acuerdos comunitarios celebrados entre empresa y comunidad o en procesos de dialogo multiactor e inscribirlos en registros públicos, o las partes negociadoras, ya sea la comunidad o empresa, también podrían comunicar sus acuerdos a la Oficina de Gestión Social del Ministerio de Energía y Minas y esta podría registrarlos, incluso podrían estar registrados en una plataforma digital que les otorgue la seguridad de la transparencia. Si la autoridad registrara estos acuerdos o estos gozaran de publicidad seria menos probable que puedan ser desconocidos por cualquiera de las partes.

4.- Mecanismos de monitoreo deben diseñarse e implementarse: La tarea de monitorear para asegurar la implementación de acuerdos tiene dos partes. (1) monitorear para asegurar que cada una de las partes cumple lo prometido, para lograr esto las partes dialogantes pueden reunirse con regular frecuencia para verificar juntos el cumplimiento de los acuerdos, o las partes pueden reportar (comunicar) a la Oficina de Diálogo y Gestión Social del ministerio la celebración de acuerdos y el cumplimiento de sus compromisos para que esta pueda verificarlo, el Comité de Monitoreo, Seguimiento y Verificación de los Acuerdos de la Mesa de Diálogo de Quellaveco – Anglo American es un ejemplo.; y, (2) monitorear para asegurar que la situación de contexto no ha cambiado de manera tal que requiera un cambio en el acuerdo, el acuerdo debe incluir la provisión de quienes se deberán reunir y que es lo que definirán, si situaciones inesperadas cambian las condiciones que definieron los términos del acuerdo. Por ejemplo, ¿Acaso no podrían modificar acuerdos, como un acuerdo marco, si las condiciones de contexto cambian o si aparece una pandemia como el Covid19? El acuerdo debe definir claramente el mecanismo para reconvenir a las partes dialogantes o incluir una cláusula de mediación o mecanismo alternativos de resolución de conflictos. En todo caso, se puede acordar que a solicitud de parte una persona previamente definida participe – ya sea la Oficina de Diálogo y Gestión Social del ministerio respectivo o entidad pública, la Defensoría del Pueblo o un tercero mediador independiente privado – teniendo un tiempo para investigar la situación, reconvenir (reunir a las parte nuevamente) a la mesa negociadora y reportar los hallazgos de la investigación para que las partes dialogantes puedan decidir juntas como proceder.

Esta es una buena práctica que sirve para pensar en la “sorpresas predecibles” y sirve para ayudar a las partes a negociar acuerdos de beneficio mutuo que sean acuerdos robustos y de casi autocumplimiento.